Servicio de Índices de la Propiedad

• Nota Simple:
• Nota de Localización Negativa:
• Servicios Adicionales
  • Servicio Urgente (opcional):
  • Resumen de la Nota Simple (opcional):

Condiciones del servicio de Índices de la Propiedad

• El tiempo medio de tramitación es de 1 día hábil.
• Los tiempos de tramitación indicados en el formulario se entenderán como tiempos medios aproximados, mientras que las horas hábiles computables serán de 9:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00 de lunes a jueves; de 8:00 a 15:00 los viernes y meses de julio y agosto. Excluyendo festivos.
• La información que se suministra a través de este servicio es la que se obtiene de la solicitud realizada al Registro Central de Índices de la Propiedad. Esta información comprende tanto la propiedad como todos los derechos que pueden estar inscritos a favor de una persona física o jurídica, cualquiera que sea su naturaleza.
• Se advierte que la información que con este servicio se obtiene es de tipo instrumental, quedando sujeta a su verificación en el Registro de la Propiedad, al que deberá dirigirse el solicitante para comprobar la vigencia o no de la misma. La no-existencia de titularidades no implica necesariamente que la persona física o jurídica objeto de consulta no tenga propiedades o derechos sobre bienes inmuebles en todo el territorio nacional.
• En todo momento recibirá información puntual del estado de tramitación de su solicitud a través de nuestro servicio de Seguimiento de Documentos, dentro del área de Cliente.
• Para la resolución de cualquier controversia derivada de la prestación del servicio, las partes quedan sujetas a lo dispuesto en la cláusula 18º de las Condiciones Generales de Contratación.

Condiciones Específicas para el Servicio de Índices

Precios y Facturación

• AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. no se hace responsable de la forma (fotocopia literal de las inscripciones o extracto) en que los Registros de la Propiedad emitan la respuesta sobre índices o Notas Simples, en su caso.
• El Servicio Adicional Resumen de Nota Simple, cuando sea solicitada, como servicio adicional, no se podrá solicitar de forma independiente a la nota simple. La información que se obtiene con este servicio es de tipo instrumental, quedando sujeta a su verificación con la nota simple.
• El Servicio Adicional Resumen se facilitará cuando el formato de la nota emitida por el registro haya sido "fotocopia literal".
• El suplemento Servicio Urgente será de aplicación si la nota es tramitada antes de que finalice el día posterior a la fecha de alta. En el cómputo del plazo para este suplemento no se considerarán fines de semana, ni festivos nacionales, regionales, locales o de cualquier otra índole.

Plazos de Tramitación y Entrega

• El tiempo medio de tramitación del servicio de Índices, es de 3 horas hábiles. El tiempo medio de tramitación de las Notas Simples, que pudieran requerirse, como resultado de la consulta de Índices, es de 4 días hábiles para el Servicio Normal y de 24 horas hábiles para el Servicio Urgente. No obstante, esos tiempos pueden ser superiores en determinados Registros de la Propiedad.
• Los tiempos de tramitación y plazos de urgencia indicados, para las Notas Simples solicitadas, como resultado de la consulta de Índices, en el formulario, se entenderán como tiempos medios aproximados, mientras que las horas hábiles computables serán de lunes a jueves de 9h a 14h y de 16h a 19h y viernes de 8h a 15h.
• En todo momento recibirá información puntual del estado de tramitación de su solicitud a través de nuestro servicio de Seguimiento de Documentos, dentro del área de Cliente.
• Según la Resolución de 20 de septiembre de 2013 de la Dirección General de los Registros y del Notariado y en cumplimiento del artículo 222 bis de la Ley Hipotecaria y el 332.3 y 9 del Reglamento Hipotecario, para poder realizar el trámite que nos solicita es obligatorio facilitar al Registro de la Propiedad los datos sobre la persona o entidad final que dará uso a la información.
• Le informamos que los posibles datos de carácter personal que pudieran ser facilitados, serán tratados por AXESOR con la única finalidad de prestar el servicio que nos encarga, debiendo comunicarlos al Registro en cumplimiento de la normativa referenciada. A estos efectos, los Registros de la Propiedad establecen las siguientes cláusulas sobre el tratamiento de sus datos:
  
  
  • De la incorporación de sus datos a los siguientes ficheros objeto de tratamiento automatizado:
    a) "Registro de la Propiedad", siendo el responsable del fichero y del tratamiento este Registro de la Propiedad. El uso y fin del tratamiento es el previsto por la legislación vigente: "El registro de la propiedad tiene por objeto la inscripción o anotación de los actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles" (art.1 de la Ley Hipotecaria); "El Registro de la Propiedad será público para los que tengan interés conocido en averiguar el estado de los bienes inmuebles o derechos reales inscritos" (art. 607 del Código Civil);"Los Registros serán públicos para quien tenga interés conocido en averiguar el estado de los bienes inmuebles o derechos reales inscritos". (art.221 de la Ley Hipotecaria).
    b)"BCIR-FLOTI" (Base de datos Central de Índices Registrales / Fichero Localizador de Titularidades Inscritas), siendo responsable del fichero y del tratamiento este Registro, y cuyo encargado del tratamiento y representante es el Colegio de Registradores. El uso y fin del tratamiento es permitir el establecimiento de sistemas de información por vía telemática, "... para facilitar la publicidad formal, por consulta del índice general informatizado... siempre que exista interés en el peticionario". (art.398.c.2 del Reglamento Hipotecario).
  • De lo establecido por el Apartado Sexto de la Instrucción de 17-2-1998 de la DGRN, dependiente del Ministerio de Justicia "Las solicitudes de publicidad formal quedaran archivadas, de forma que siempre se pueda conocer la persona de solicitante, su domicilio y documento nacional de identidad o número de identificación fiscal durante un periodo de tres años".
  • De que la política de privacidad de los Registros de la Propiedad le asegura el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación, información de valoraciones y oposición, en los términos establecidos en la legislación vigente, pudiendo utilizar para ello el medio de comunicación que habitualmente utilice con este Registro, y de que el mismo ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los Datos Personales legalmente requeridos, y ha instalado todos los medios y medidas técnicas y organizativas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos, cuyo secreto y confidencialidad garantiza.
  • De que la aceptación del usuario para que puedan ser tratados sus datos en la forma indicada, es condición necesaria para la prestación de estos servicios, de forma que el uso de los mismos implica tal aceptación, que tiene siempre carácter revocable, sin efecto retroactivos, con forme a lo que disponen los artículos 6 y 11 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter personal 15/1999 de 13 de Diciembre. El usuario responderá de la veracidad de los datos facilitados, reservándose el Registro de la Propiedad, frente al usuario que haya facilitado datos falsos, todas las acciones que procedan en Derecho.
• Una vez finalizada la solicitud, AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. enviará a la dirección de correo electrónico facilitada por el cliente la imagen escaneada del documento original. Esta imagen será accesible igualmente a través de nuestro servicio de Seguimiento de Documentos, dentro del área de Cliente.
• En aquellos casos en los que la imagen de la Nota Simple facilitada pudiera ser defectuosa, tener poca visibilidad, o bien el archivo remitido resultase estar dañado, AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. enviará al cliente el original por fax. Si con este envío no quedara resuelto el problema, AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. remitirá al cliente el original por correo postal asumiendo los costes de envío.
• El cliente acepta que las fechas y plazos fijados por AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. para el suministro de la información y/o para la prestación de servicios están determinados de buena fe pero se facilitan de forma aproximada y no forman parte de los términos del contrato, no siendo responsable AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. de la pérdida, daño, perjuicio o gasto producido directa o indirectamente, tanto para el cliente como frente a terceros, por los retrasos y/o fallos en el suministro o envío de los productos y/o servicios solicitados en las fechas y plazos previstos. AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. no responderá frente al cliente ni terceros ante las demoras en la entrega de la prestación de aquellos servicios encargados y que queden sujetos a los trámites cuya última gestión dependan de los Registros de la Propiedad y demás Administraciones Públicas. 
• En aquellos casos en que la solicitud deba ser presentada nuevamente al Registro de la Propiedad por resolución de incidencia, bien por falta de datos o modificación de la solicitud por parte del cliente, el plazo de gestión se iniciará nuevamente desde la fecha en que se haya producido la rectificación o modificación en la solicitud.

Condiciones para Notas Simples que se soliciten para el Titular principal, cónyuges y/o Familiares, tras confirmar resultado de la Consulta de Índices

• El cliente declara conocer que la solicitud de una nota simple informativa por titular generará tantas notas como fincas o derechos figuren inscritos a nombre del titular en el Municipio y Registro de la Propiedad al que se dirija la petición, y sin distinción de que conste la titularidad con carácter privativo o ganancial.
• Si el cliente ha indicado un número límite de Notas Simples en el formulario, AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. tramitará únicamente ese número máximo de Notas Simples en cada uno de los Municipios y Registros. En estos casos el cliente recibirá el total de Notas Simples según el orden y selección que haya decidido seguir el propio Registro. En el supuesto de que el cliente solicite todas las Notas Simples asociadas al titular, se emitirán todas las fincas o derechos que figuren inscritos a nombre del titular, asumiendo el cliente el total de notas resultantes gestionadas por el Registro de la Propiedad, dado que AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. no puede conocer el volumen total hasta la finalización de la gestión por el Registro de la Propiedad. 
• En el caso de que el cliente solicite la gestión de Notas Simples de matrimonios o familiares que sean cotitulares de las mismas fincas, AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. aconseja dar de alta una única solicitud para todas las fincas que sean de titularidad compartida, puesto que no puede hacerse responsable de las duplicidades de Notas Simples que emita el Registro de la Propiedad a consecuencia de la solicitud realizada. AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. intentará evitar estas duplicidades en la medida de lo posible, minimizando el porcentaje de duplicidades únicamente en el caso de solicitudes dadas de alta en el mismo día. Para solicitudes realizadas en un plazo superior a 24 horas entre cada una de ellas, no podrá controlar las duplicidades que se pudieran generar. No obstante, el cliente declara que aceptará el pago de las duplicidades que el Registro de la Propiedad genere por las solicitudes de este tipo. 

Anulación anticipada

• Las solicitudes de Notas Simples realizadas mediante Servicio Normal únicamente se podrán anular o modificar por el cliente si el estado de la solicitud en el servicio de Seguimiento de Documentos, dentro del área de Cliente, está en “Alta”. Para este tipo de servicio, en ningún caso será posible la anulación y cancelación de la solicitud cuando el estado sea “Presentado en oficina”.
• Las solicitudes de Notas Simples realizadas mediante Servicio Urgente no podrán ser anuladas o modificadas a petición del cliente desde el mismo momento en que su estado sea de “Alta”. 

Generalidades y Responsabilidad

• Estas condiciones complementan las Condiciones Generales de Contratación de los servicios de AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A., aceptadas previamente por el cliente en el momento del alta de su contrato con la empresa, rigiéndose por ambas la prestación del servicio y las responsabilidades derivadas del mismo. 
• El cliente no podrá oponer por causa alguna el pago de la prestación del servicio una vez se haya presentado la solicitud en el Registro de la Propiedad correspondiente, según lo establecido en las cláusulas anteriores. 
• AXESOR CONOCER PARA DECIDIR S.A. no se hace responsable de los retrasos o deficiencias de cualquier tipo en la gestión de este trámite que dependan exclusivamente de la gestión directa de cualquiera de los Registros de la Propiedad.
• Para la resolución de cualquier controversia derivada de la prestación del servicio, las partes quedan sujetas a lo dispuesto en la cláusula 18º de las Condiciones Generales de Contratación.

Protección de Datos de Carácter Personal

Con motivo del encargo que se realiza a AXESOR para la prestación del trámite con los Registros de la Propiedad, AXESOR puede necesitar acceder a los datos personales que el CLIENTE haya facilitado en el formulario de alta, relativos al titular de la propiedad de la/s finca/s objeto del Índice de la propiedad solicitado.

Por ello y a los efectos de cumplir con lo establecido en el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 y art. 28 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de derechos digitales, se regula a continuación las medidas técnicas y organizativas para el tratamiento de dichos datos:

1. AXESOR como Encargado del Tratamiento, así como el personal a su cargo, únicamente tratará los Datos Personales para la prestación de los servicios de acuerdo con las finalidades encomendadas y según lo acordado en estas condiciones y, únicamente actuará conforme a la orden dada por el CLIENTE. En particular, el Encargado de Tratamiento no ejercerá por sí mismo el control, ni transferirá, dichos Datos Personales a un tercero, salvo que el CLIENTE lo autorice expresamente y por escrito. A estos efectos el CLIENTE autoriza a AXESOR a:
   1. La subcontratación de parte o todo el servicio a la filial AXESOR BUSINESS PROCESS OUTSORCING S.L. y a Gestores profesionales ubicados en las diferentes provincias del ámbito territorial de cada Registro de la propiedad. En cualquier caso, el Encargado de Tratamiento no subcontratará o externalizará ningún Tratamiento de Datos Personales que suponga una Transferencia internacional de datos. La contratación con dichos gestores obligatoriamente deberá contener, al menos las mismas medidas de seguridad técnicas y organizativas reguladas en estas condiciones.
   2. Comunicar los datos personales existentes en su solicitud serán necesariamente a los Registros de la Propiedad, para poder obtener el Índice de la propiedad. El tratamiento que estos Registros hagan de dichos datos se regirá por sus propias políticas y cláusulas sobre protección de datos personales.
2. No tratará, aplicará o utilizará los Datos Personales para ninguna finalidad que no sea la requerida por el CLIENTE y que no sea necesaria para proporcionar el servicio solicitado.
3. No tratará los Datos Personales para sus propios fines ni incluirá Datos Personales en ningún otro producto o servicio ofrecido o solicitado por terceros.
4. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de los empleados que hayan sido autorizados internamente al tratamiento de los datos personales facilitados por el CLIENTE.
5. Llevará, por escrito, un registro general de las actividades de tratamiento efectuadas, que, al menos, contenga los tratamientos realizados en nombre de cada Responsable de Tratamiento y el nombre y los datos de contacto del subencargado.
6. Se compromete a guardar bajo su control y custodia los datos personales del Responsable del Tratamiento a los que acceda con motivo de la prestación del Servicio y a no divulgarlos, transferirlos, o de cualquier otra forma comunicarlos, ni siquiera para su conservación a terceras personas (salvo que se cuente con autorización expresa del Responsable del Tratamiento).
7. Se ha designado un Delegado de Protección de Datos conforme a lo dispuesto por el artículo 37.1 del RGPD, cuyos datos de contacto son dpd@axesor.es
8. El Encargado del Tratamiento deberá colaborar con el Responsable sobre el cumplimiento de la obligación de atender el ejercicio de los derechos del Interesado reconocidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, dando traslado a aquel, de las posibles solicitudes que pudiera recibir directamente de los Interesados, dentro del plazo de 10 días naturales (a contar desde su recepción), para que el CLIENTE resuelva debidamente dicha solicitud. El Encargado no responderá directamente a los Interesados en ningún caso.
9. El Encargado del Tratamiento se hace responsable de implantar las medidas de seguridad que resulten de aplicación, de acuerdo con las indicaciones dadas por el CLIENTE. En este sentido, se han decidido implementar las siguientes medidas de seguridad:
   1. El Encargado de Tratamiento mantendrá separados los Datos Personales facilitados por el CLIENTE, de los datos tratados en nombre de cualquier tercero.
   2. Verificará, evaluará y valorará, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
   3. Restaurará la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
   4. El Encargado del Tratamiento deberá notificar al Responsable del Tratamiento tan pronto como sea posible y, en cualquier caso, en un plazo máximo de 24 horas a través de los datos de contacto facilitado en el anexo de este contrato, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, incluyendo toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. Si no fuera posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual tan pronto como sea posible.
   5. El Encargado de Tratamiento mantendrá y continuará manteniendo las medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para proteger dichos Datos Personales contra la destrucción accidental o ilícita, pérdida accidental, daño, alteración, divulgación o acceso no autorizado, en particular cuando el tratamiento implique la transmisión de datos a través de una red, y contra todas las demás formas ilegales de Tratamiento.
10. Una vez cumplida la prestación del servicio objeto del Contrato, el Encargado del Tratamiento se compromete a destruir o devolver al Responsable del Tratamiento, según este ordene por comunicación escrita a AXESOR, aquella información que contenga datos personales que le haya sido transmitida con motivo de la prestación del Servicio. En defecto de comunicación, AXESOR procederá a eliminar la información. No obstante, lo previsto en el párrafo anterior, el Encargado del Tratamiento podrá conservar los datos e información tratada, debidamente bloqueados, en el caso que pudieran derivarse responsabilidades de su relación con el Responsable del Tratamiento.